Primăria Municipiului Timișoara a demarat cel mai amplu proces de digitalizare și reorganizare a arhivei instituției, un proiect evaluat la 6 milioane lei (fără TVA), ce se va desfășura până în 2029. Contractul a fost câștigat prin licitație publică de compania Iron Mountain, specializată în servicii de arhivare și protecție a documentelor.
Peste 500 de cutii cu acte oficiale au fost deja transferate, marcând începutul unei etape esențiale în trecerea către administrația digitală. Cel mai vechi document provenit din sediul central datează din 1978, dar în arhivele secundare există și documente din anii ’50, păstrate pe strada Văcărescu.
Acces rapid și reducerea birocrației
Prin procesul de retrodigitalizare, cetățenii vor putea consulta documentele direct online, fără drumuri la ghișeu. Platforma digitală va permite căutarea și filtrarea actelor după criterii clare, ceea ce va scurta semnificativ timpul de soluționare a solicitărilor.
„Acum doi ani am făcut primul pas, digitalizând toate autorizațiile de construire emise în ultimii cinci ani. Acum continuăm cu un nou set de documente, cu obiectivul ca întreaga arhivă pe hârtie să fie transformată treptat în format digital. Astfel, reducem birocrația, protejăm documentele istorice și oferim timișorenilor acces simplu și rapid la informații”, a declarat primarul Dominic Fritz.
Cum se desfășoară procesul
Arhiva Primăriei este în prezent dispersată între sediul de pe Bulevardul C. D. Loga și locațiile de pe străzile Miorița, Daliei și Văcărescu. Toate documentele vor fi:
- sortate și inventariate,
- ambalate în cutii rezistente,
- transferate într-un spațiu autorizat, conform normelor Arhivelor Naționale.
Digitalizarea include scanarea cu tehnologie OCR (recunoaștere optică a caracterelor), indexarea și organizarea pe criterii tematice. Astfel, originalele vor fi protejate de manipulări repetate, iar copiile digitale vor fi accesibile online, printr-o platformă securizată. În cazuri speciale, documentele originale vor fi puse la dispoziție în maximum 48 de ore (sau 24 de ore pentru solicitările urgente).
Protecție și conservare pe termen lung
Depozitarea fizică a documentelor va fi asigurată în condiții stricte: control al temperaturii și umidității, supraveghere video, securitate permanentă și sisteme anti-incendiu. Pentru actele degradate sunt prevăzute lucrări de recondiționare și restaurare, astfel încât patrimoniul documentar să fie conservat în cele mai bune condiții.
